La mise à disposition des archives repose sur un inventaire préexistant de la BnF et un travail effectué par deux chercheurs associés à la BnF (Camille Bloomfield et Virginie Tahar). De janvier à juillet 2013, avec la collaboration de Claire Lesage (Conservatrice, Bibliothèque de l'Arsenal, BnF) et l'aide de Paula Klein (doctorante à l'Université de Poitiers), une série de documents a été sélectionné dans le fonds. Ceux-ci ont été divisés en deux lots : 7000 pages destinées à la base de la BnF Gallica (lot 1 : 1960-1990) et 16000 autres pages en accès restreint.
 

Une convention tripartite de partenariat entre l’Université Paris 3, la BnF et l’Oulipo a été rédigée conjointement puis un cahier des charges avec la collaboration de la BnF. Cette première a pris fin en juillet 2013 avec la mise au propre de l’inventaire puis sa conversion, grâce à l'aide de Lou Burnard (Oxford), en XML-EAD qui a permis l'intégration dans la base "Archives et manuscrits" de la BnF.

Le processus de transcription en TEI (Text Encoding Initiative) des archives numérisées a nécessité une formation pour tous les futurs transcripteurs. La séance 2 du séminaire ALGORITM - conçu pour accompagner la conception du site et mieux comprendre le caractère interdisciplinaire de ces archives - , organisée en février 2014 par Lou Burnard et Sebastian Rahtz (Oxford University, IT Services) a donc donné lieu à une séance de préparation à la transcription.
 

La transcription des archives a alors réellement débuté, en juillet 2014 avec deux équipes, l’une aux USA et l’autre en Europe (principalement en France). La feuille de style qui a servi de matrice aux transcripteurs a été revue lors d'une séance de séminaire dédiée à la transcription et l'encodage - le Transcripthon du 25 novembre 2014 - et a été définitivement arrêtée en février 2015

► Pour voir la feuille de style, consulter la page du "Guide de transcription".